Trong quản lý doanh nghiệp hiện đại, bộ phận HR (Nhân sự) ngày càng đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, một vụ việc có thật đã thu hút sự chú ý và suy ngẫm rộng rãi trong cộng đồng HR. Chị Trương, 35 tuổi, là Giám đốc HR của một doanh nghiệp sản xuất lớn với mức lương 30.000 nhân dân tệ/tháng. Chị đã làm việc 8 năm với thành tích xuất sắc, nhưng lại mất việc vì một sơ hở về chấm công có vẻ tầm thường. Sự việc này không chỉ gây ra một bước lùi lớn trong sự nghiệp của cá nhân mà còn gióng lên hồi chuông cảnh báo cho toàn ngành HR.
Vụ việc bắt nguồn từ một cuộc kiểm toán nội bộ do công ty tiến hành vào đầu năm. Kết quả kiểm toán cho thấy một số điểm dữ liệu bất thường gây nhầm lẫn: tỷ lệ chấm công ca đêm đạt mức cao kỷ lục 98%, số giờ làm thêm tăng 156% so với cùng kỳ năm ngoái, mức lương trung bình hàng tháng trên đầu người tăng 42%, trong khi năng lực sản xuất chỉ tăng 8%. Đằng sau những dữ liệu này là một "âm mưu chấm công" được thiết kế cẩn thận, cuối cùng đã gây thiệt hại cho công ty 3,8 triệu nhân dân tệ. Điều đáng ngạc nhiên hơn là hệ thống gian lận này đã hoạt động trong suốt 10 tháng mà không bị phát hiện.
Kinh nghiệm của chị Trương không phải là một trường hợp cá biệt. Theo một cuộc khảo sát của cộng đồng HR, 73% chuyên gia HR cho biết quản lý chấm công là điểm khó khăn nhất của họ và 61% đã bị kỷ luật vì các vấn đề liên quan đến chấm công. Dữ liệu này phản ánh tình thế tiến thoái lưỡng nan mà các chuyên gia HR ngày nay phải đối mặt: các hệ thống chấm công truyền thống có những sai sót cố hữu, nhưng nhân viên HR lại phải chịu trách nhiệm về những sơ hở mang tính hệ thống này.
Phân tích chuyên sâu về Âm mưu Chấm công: "Tội phạm hoàn hảo" trong Xưởng
Vạch trần các phương pháp gian lận
Các phương pháp gian lận chấm công được phơi bày trong trường hợp này cực kỳ tinh vi và có hệ thống. Những kẻ gian lận đã thành lập "các nhóm hỗ trợ lẫn nhau", với 10-15 người trong mỗi nhóm thay phiên nhau chấm công "trực". Mỗi người có thể nhận được 20-30 giờ làm thêm giả mạo mỗi tháng. Tính theo mức lương gấp 1,5 lần, mỗi người nhận thêm 3.000-4.500 nhân dân tệ mỗi tháng. Họ không chỉ thay quần áo ở những điểm mù của camera giám sát và đi qua nhiều lối vào/lối ra để phân tán sự chú ý mà còn đặc biệt nghiên cứu các góc camera để tránh bị kiểm tra.
Điều đáng ngạc nhiên hơn nữa là họ sẽ cố tình tạo ra một số ít các bản ghi đến muộn hoặc về sớm để làm cho dữ liệu có vẻ "xác thực" hơn. Hành vi gian lận được lên kế hoạch cẩn thận này đã phơi bày đầy đủ những thiếu sót nghiêm trọng của các hệ thống chấm công truyền thống trong việc ngăn chặn gian lận. Dấu vân tay có thể bị làm giả bằng cách sử dụng ống tay áo silicon để chấm công thay; nhận dạng khuôn mặt có thể bị bẻ khóa bằng cách sử dụng ảnh và video có độ nét cao; dữ liệu có thể bị giả mạo thông qua quyền IT; và các cuộc kiểm tra tại chỗ có những điểm mù về thời gian và không gian.
Các hệ thống giám sát truyền thống có nhiều điểm mù, tạo cơ hội cho gian lận chấm công.
Giải pháp Chấm công Thông minh: Cứu tinh chuyên nghiệp cho HR
Đối mặt với nhiều nhược điểm của các hệ thống chấm công truyền thống, ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển sang công nghệ sinh trắc học tiên tiến hơn. Công nghệ nhận dạng mống mắt, với những ưu điểm vượt trội, đang trở thành một giải pháp lý tưởng để giải quyết các vấn đề quản lý chấm công. Không giống như các phương pháp truyền thống, nhận dạng mống mắt yêu cầu nhận dạng cơ thể sống—cá nhân phải có mặt trực tiếp và ảnh hoặc video hoàn toàn không hiệu quả. Mống mắt của mỗi người là duy nhất và không thể làm giả hoặc sao chép, về cơ bản loại bỏ khả năng chấm công thay.
Phân tích tình huống thành công
Sau khi một công ty có quy mô tương tự giới thiệu hệ thống chấm công mống mắt, 47 "nhân viên ma" đã được xác định trong tháng đầu tiên. Chi phí thanh toán làm thêm giờ giảm 38%, khối lượng công việc của HR giảm 70% và tỷ lệ khiếu nại về chấm công giảm xuống 0. Hệ thống này, đòi hỏi khoản đầu tư 200.000 nhân dân tệ, đã giúp công ty tiết kiệm 2 triệu nhân dân tệ trong vòng một năm, đạt tỷ lệ hoàn vốn đầu tư là 900%.
"Sau khi sử dụng hệ thống mống mắt, tôi không còn phải lo lắng về các vấn đề chấm công mỗi ngày. Bây giờ tôi có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ thực sự có giá trị như tuyển dụng và đào tạo." — Giám đốc HR của một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Đề xuất hành động cho HR
Là những người làm nghề HR, chúng ta không nên lãng phí thời gian quý báu của mình vào những công việc có giá trị thấp như "bắt chấm công thay". Giá trị cốt lõi của bạn nằm ở việc tuyển dụng những tài năng xuất sắc, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, cải thiện hiệu quả tổ chức và thiết kế các hệ thống lương thưởng—chứ không phải là kiểm tra cảnh quay giám sát và xác minh bảng tính Excel cả ngày. Hãy chọn đúng công cụ và để công nghệ giải quyết các vấn đề mà công nghệ có thể giải quyết. Đây là lựa chọn mà một chuyên gia HR thông minh nên thực hiện.
